Podemos configurar las cuentas de correo de distintas formas, según convenga al usuario que vaya a usar esa cuenta de correo.
También es posible configurar la misma cuenta de diferente forma en distintos dispositivos, como un teléfono móvil, una tablet, un pc, etc…
Una cuenta de correo se puede configurar de dos formas diferentes, POP o IMAP. La diferencia radica en si queremos descargarlos los correos en nuestro dispositivo (POP) o preferimos que los correos se queden el el servidor (IMAP).
Desde que han llegado los teléfonos móviles, el correo electrónico se consulta desde distintos dispositivos por lo que se suele usar el protocolo IMAP.
Esto significa que el email se quedará en el servidor y podemos interactuar con el desde cualquier dispositivo en el que se haya configurado la misma cuenta como IMAP.
Si borramos un email de un dispositivo, se elimina del servidor y por lo tanto dejaremos de verlo en todos los dispositivos.
El protocolo POP descarga el email en el dispositivo y es una opción habitual si la cuenta de correo se consulta desde únicamente un dispositivo, por ejemplo, el ordenador de la oficina.
Pero existe la opción de que el protocolo POP, también deje una copia del email en el servidor y no sólo eso, si no que también se puede configurar si queremos que esa copia del email descargado, se elimine del servidor pasados unos días, semanas, etc… haciendo que todo sea mucho más complejo.
Esta configuración se realiza en el cliente de correo que se utilice en en cada caso, al ser una cuenta POP es necesario configurar el correo en un cliente de correo tipo Outlook, Thunderbird. Mail, te explicamos cómo configurar una cuenta POP dejando copia de los emails en el servidor en los clientes de correo más habituales.
Outlook POP – Dejar Copia del Email en Servidor
Outlook es uno de los clientes de correo más usados, gracias a la popularidad de la suite ofimática Microsoft Office.
Para configurar una cuenta de correo electrónico, se puede consultar esta guía, en la que se explica con detalle cómo hacerlo.
En los que nos concierne en este artículo, debemos ir a Configuración de la Cuenta > Más Configuraciones…
En la nueva ventana veremos que tenemos 3 pestañas, General, Servidor de Salida y Avanzadas. Esta última opción es la que nos interesa, así que haremos click y nos centraremos en la parte inferior de las opciones, donde poner: Entrega
Aquí podemos ver que Outlook, nos da la opción de:
- Dejar una copia de los mensajes en el servidor
- Quitar del servidor después de xx días
- Quitar del servidor al eliminar de “Elementos eliminados”
Así pues, si queremos dejar una copia de los emails en el servidor, sólo deberemos dejar marcada la opción Dejar una copia de los mensajes en el servidor.
De esta manera, aunque descarguemos los mensajes en el ordenador, siempre se quedará una copia en el servidor, aunque eliminemos los emails del ordenador.
Thunderbird POP – Dejar Copia del Email en Servidor
Thunderbird es la opción que ofrece Mozilla, la organización creadora del navegador Firefox, como cliente de correo gratuito.
Que sea un producto gratuito y con todo tipo de opciones lo convierten en un cliente de correo muy popular y por supuesto, también se puede configurar una cuenta POP para dejar una copia de los emails en el servidor.
Para indicarle como configurar las copias de los mensajes en POP, debemos ir a Configuración de la Cuenta y centrarnos en Carpetas locales > Espacio en disco.
Aquí, Thunderbird no da varias opciones de configuración, más que Outlook, en las que podemos escoger entre:
- No eliminar ningún mensaje
- Eliminar todos los excepto los xxx mensajes más recientes
- Eliminar mensajes con más de xxx días de antigüedad
- Conservar siempre los mensajes con estrella
Si queremos conservar todos los mensajes sólo deberemos dejar marcada la opción No eliminar ningún mensaje.
A partir de ese momento, cualquier email que descarguemos y eliminemos, permanecerá en el servidor.
Mail macOS POP – Dejar Copia del Email en Servidor
Los usuarios de macOS (Mac OS X), suelen usar el cliente de correo Mail, por que está incluido en el sistema operativo.
Al estar incluido en el sistema, es normal que se use para gestionar el correo electrónico sin tener que descargar o buscar una aplicación alternativa, además, es bastante completo y capaz satisfacer las necesidades de muchos de los usuarios.
Para configurar cómo actuar con los mensajes en el servidor de una cuenta POP, hay que ir a Preferencias > Cuentas.
Después hay que seleccionar la cuenta POP que hayamos configurado y seleccionar la pestaña Información de la cuenta.
Aquí tenemos una opción llamada Eliminar mensajes del servidor después de recibirlo:.
Si no marcamos esta opción, los correos electrónicos no se borrarán una vez descargados.
Si la seleccionamos, nos dará varias opciones de borrado, como la de Después de una semana, Inmediatamente o Al sacarlo del buzón de entrada.
También hay un botón con el que podemos eliminar loa mensajes en ese momento, se haya marcado la opción de guardar mensajes o no, por lo que hay que tener cuidado con ese botón para evitar la eliminación de emails si querer.
Smartphones POP – Dejar Copia del Email en Servidor
Los smartphones se han convertido en el dispositivo principal de muchos usuarios y por lo tanto en el dispositivo en el que se gestionan los correos electrónicos.
Hace algún tiempo el espacio disponible en un teléfono móvil era muy reducido, así que configurar un cuenta de correo electrónico como POP no era nada habitual.
Hoy en día las capacidades de los dispositivos móviles están aumentando de manera considerable y configurar una cuenta como POP ya no es una temeridad, aunque lo más habitual sigue siendo IMAP para no cargar el teléfono con miles de emails.
Debido a la gran cantidad de modelos que existe en el mercado, cada uno con su cliente de correo predeterminado distinto, es imposible mostrar cómo configurarlo.
Se deberá buscar en las opciones de configuración, normalmente a la hora de configurar la cuenta de correo, y buscar algo así:
Con cada móvil la situación de las opciones puede cambiar, pero lo normal es que exista. En todo caso se deberá solicitar ayuda al servicio de soporte de la marca de nuestro móvil, buscar en foros especializados, etc…
Cosas a tener en Cuenta
Como hemos visto, configurando una cuenta de correo como POP, podemos dejar una copia de los emails en el servidor.
Algo que hay que tener claro es que, una vez descargados los emails son independientes de la copia que queda en el servidor. Esto quiere decir que si se elimina un email en el servidor, permanecerá la copia de nuestro ordenador y viceversa.
Si se responde a un email descargado, la respuesta no podrá verse si accedemos por Webmail o por IMAP en otro dispositivo.
Si configuramos otra vez la cuenta POP en otro dispositivo, un teléfono nuevo por ejemplo,volverán a descargarse todos los mensajes, se hayan descargado anteriormente o no.
También hay que tener en cuenta que al dejar copia en el servidor se utiliza parte del espacio en disco asignado en el alojamiento web y esto puede ser un problema si se hace un uso intensivo del correo electrónico y no se elimina nunca.
Todo parece indicar que el protocolo IMAP es mucho más dinámico a la hora de trabajar con varios dispositivos en una misma cuenta, pero la opción POP dejando copia está ahí y muchos usuarios la prefieren por su flujo de trabajo.